I. ΕΙΣΑΓΩΓΗ
Αυτή η Πολιτική Δέουσας Επιμέλειας Τρίτων Μερών (η «Πολιτική») καθορίζει το πλαίσιο και τις απαιτήσεις για τη διενέργεια δέουσας επιμέλειας σε τρίτα μέρη, συμπεριλαμβανομένων προμηθευτών, μεταπωλητών, αντιπροσώπων και επιχειρηματικών συνεργατών. Ο στόχος είναι να διασφαλιστεί ότι όλες οι σχέσεις με τρίτα μέρη συμμορφώνονται με τα νομικά και ηθικά πρότυπα και δεν εκθέτουν την MCS IT Distribution Ltd. (η «Εταιρεία») σε φήμη, νομικούς ή οικονομικούς κινδύνους. Η δέουσα επιμέλεια στοχεύει επίσης στην πρόληψη της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας.
II. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ
Η Πολιτική εφαρμόζεται σε όλα τα τμήματα και τα άτομα που εμπλέκονται, αξιολογούν ή διαχειρίζονται τρίτα μέρη για λογαριασμό της Εταιρείας. Καλύπτει νέες συνεργασίες, ανανεώσεις και σημαντικές αλλαγές στις λειτουργίες ή την ιδιοκτησία τρίτων μερών.
III. ΝΟΜΟΘΕΤΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΓΙΑ AML ΚΑΙ CTF
Όσον αφορά τα θέματα που σχετίζονται με την πρόληψη της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες (
«AML») και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας (
«CTF»), η
Εταιρεία συμμορφώνεται με τους ακόλουθους κανονισμούς, μεταξύ άλλων:
- Κανονισμός (ΕΕ) 2024/1624 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 31ης Μαΐου 2024 σχετικά με την πρόληψη της χρησιμοποίησης του χρηματοπιστωτικού συστήματος για σκοπούς νομιμοποίησης εσόδων ή χρηματοδότησης της τρομοκρατίας.
- Νόμος για την Πρόληψη και Καταστολή της Νομιμοποίησης Εσόδων από Παράνομες Δραστηριότητες (188(I)/2007).
- Νόμος για την Καταπολέμηση της Τρομοκρατίας (Ν. 110(I)/2010).
- Κατευθυντήριες γραμμές από το Υπουργείο Οικονομικών της Κυπριακής Δημοκρατίας και τη ΜΟΚΑΣ (Μονάδα Καταπολέμησης Αδικημάτων Νομιμοποίησης Εσόδων).
IV. ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ
- Το Νομικό Τμήμα είναι υπεύθυνο για την επίβλεψη της διαδικασίας δέουσας επιμέλειας και τη διατήρηση των σχετικών αρχείων.
- Οι επιχειρησιακές μονάδες είναι υπεύθυνες για την έναρξη της δέουσας επιμέλειας και τη διασφάλιση της ολοκλήρωσής της πριν από τη σύναψη συνεργασίας.
- Όλοι οι εργαζόμενοι πρέπει να αναφέρουν ανησυχίες ή ενδείξεις (red flags) σχετικά με τρίτα μέρη στο Νομικό Τμήμα και, εφόσον χρειάζεται, στους προϊσταμένους τους.
V. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΕΟΥΣΑΣ ΕΠΙΜΕΛΕΙΑΣ
V.1 Βήματα για Συνεργασίες με Τρίτα Μέρη
Τα παρακάτω βήματα πρέπει να ακολουθούνται για όλες τις σχετικές συνεργασίες με τρίτα μέρη:
- συμπλήρωση Ερωτηματολογίου Τρίτου Μέρους (προαιρετικό)·
- έλεγχος ιστορικού, συμπεριλαμβανομένου ελέγχου σε λίστες κυρώσεων και παρακολούθησης·
- αξιολόγηση δομής ιδιοκτησίας και πραγματικών δικαιούχων·
- έλεγχος οικονομικού, νομικού και συμμορφωτικού ιστορικού·
- κατηγοριοποίηση κινδύνου και έγκριση από το Νομικό Τμήμα·
- συμβατικές υποχρεώσεις σχετικά με συμμόρφωση σε νομοθεσίες κατά της δωροδοκίας, κυρώσεις, AML και CTF.
V.2 Δέουσα Επιμέλεια Φυσικών Προσώπων
Ο εργαζόμενος που διενεργεί τη βασική δέουσα επιμέλεια φυσικών προσώπων οφείλει να διασφαλίζει, στο μέτρο του δυνατού, ότι ακολουθείται η εξής διαδικασία:
(1) Ταυτοποίηση:
- πλήρες όνομα·
- ημερομηνία γέννησης·
- ιθαγένεια·
- αριθμός ταυτότητας ή ταξιδιωτικού εγγράφου·
- αποδεικτικό κατοικίας.
(2) Επαλήθευση:
Οι πληροφορίες που συλλέγονται ανωτέρω θα πρέπει να επαληθεύονται μέσω πρωτότυπων εγγράφων. Εάν δεν είναι δυνατή η επίδειξη πρωτοτύπων, μπορεί να ζητηθούν επικυρωμένα αντίγραφα από δικηγόρο, λογιστή ή άλλο εξουσιοδοτημένο επαγγελματία.
V.3 Δέουσα Επιμέλεια Νομικών Οντοτήτων
Ο εργαζόμενος που διενεργεί τη βασική δέουσα επιμέλεια νομικών προσώπων οφείλει να διασφαλίζει, στο μέτρο του δυνατού, ότι ακολουθείται η εξής διαδικασία:
(1) Ταυτοποίηση:
- πλήρης νομική ονομασία και εμπορική ονομασία (αν διαφέρει)·
- έδρα και ημερομηνία ίδρυσης·
- αριθμός εταιρικής και επιχειρηματικής εγγραφής·
- εγγεγραμμένη διεύθυνση και κύρια διεύθυνση δραστηριότητας (αν διαφέρει)·
- φύση/είδος δραστηριότητας·
Εάν είναι ιδιωτικής ιδιοκτησίας (δηλαδή δεν είναι εισηγμένη):
- πλήρη ονόματα διευθυντών και άλλων αξιωματούχων·
- πλήρη ονόματα μετόχων φυσικών προσώπων που κατέχουν άνω του 25% (είκοσι πέντε τοις εκατό) της οντότητας (πραγματικοί δικαιούχοι).
(2) Επαλήθευση:
- οι πληροφορίες που συλλέγονται ως ανωτέρω πρέπει να επαληθεύονται χρησιμοποιώντας δημόσιες πηγές·
- οι διαδικασίες επαλήθευσης για φυσικά πρόσωπα, όπως αναφέρονται παραπάνω, πρέπει να εφαρμόζονται και σε μετόχους που κατέχουν ή ελέγχουν άνω του 25%. Εάν δεν υπάρχουν τέτοιοι μέτοχοι, θα πρέπει να επαληθευτεί η ταυτότητα δύο διευθυντών·
- δεν απαιτείται επαλήθευση μετόχων όταν η νομική οντότητα είναι εισηγμένη σε αναγνωρισμένο χρηματιστήριο ή εποπτεύεται από ρυθμιστική αρχή. Σε τέτοιες περιπτώσεις, η Εταιρεία πρέπει να διατηρεί αποδεικτικά για την εισαγωγή ή την εποπτεία.
VI. ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗ ΒΑΣΙΖΟΜΕΝΗ ΣΤΟΝ ΚΙΝΔΥΝΟ
Το βάθος και η συχνότητα της δέουσας επιμέλειας καθορίζονται ανάλογα με το επίπεδο κινδύνου του τρίτου μέρους, βάσει των εξής παραγόντων:
- χώρα ίδρυσης και λειτουργίας·
- είδος υπηρεσιών ή προϊόντων που παρέχονται·
- εγγύτητα με κυβερνητικούς φορείς·
- προηγούμενα θέματα συμμόρφωσης ή νομικά ζητήματα·
- αρνητικό ιστορικό στα μέσα ενημέρωσης.
VII. ΣΥΝΕΧΗΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ
Οι σχέσεις με τρίτα μέρη πρέπει να παρακολουθούνται τακτικά. Τα τρίτα μέρη υψηλού κινδύνου θα πρέπει να επανεξετάζονται τουλάχιστον ετησίως. Οποιαδήποτε αλλαγή στην ιδιοκτησία, δραστηριότητα ή αρνητική δημοσιότητα πρέπει να οδηγεί σε επαναξιολόγηση. Τα συμβόλαια πρέπει να περιλαμβάνουν υποχρέωση αναφοράς αλλαγής ιδιοκτησίας.
VIII. ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ & ΤΗΡΗΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ
Όλα τα αρχεία δέουσας επιμέλειας πρέπει να διατηρούνται για τουλάχιστον 5 (πέντε) έτη μετά τη λήξη της συνεργασίας και να είναι προσβάσιμα από το Νομικό Τμήμα. Σε αυτά περιλαμβάνονται τα ερωτηματολόγια (αν υπάρχουν), τα αποτελέσματα ελέγχου, η τεκμηρίωση έγκρισης και τα αρχεία παρακολούθησης.
IX. ΠΑΡΑΒΙΑΣΕΙΣ
Η μη συμμόρφωση με την Πολιτική μπορεί να οδηγήσει σε πειθαρχικά μέτρα, συμπεριλαμβανομένης της απόλυσης. Τρίτα μέρη που παραβιάζουν τις υποχρεώσεις συμμόρφωσης ενδέχεται να αντιμετωπίσουν λύση της σύμβασης και πιθανές νομικές ενέργειες.
X. ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την Πολιτική ή τη διαδικασία δέουσας επιμέλειας, παρακαλούμε χρησιμοποιήστε τη φόρμα επικοινωνίας.